Інформація про відрядження

  • Лютий 18th, 2017
  • Всі
  • 0 Comments
  • Kateryna Kubrak

Не менше 30% коштів, виділених на студентське самоврядування, ми надаємо на відрядження для студентів #КНУ. Це означає, що якщо ви хочете поїхати на олімпіаду, конференцію чи якесь змагання та представити там наш Університет, ви зможете отримати відшкодування витрат на квитки та проживання.

А для того, щоб зробити цю процедуру менш болючою та страшною, ми підготували для вас гайд по оформленню відряджень.
📍Проте пам’ятайте, що можливі деякі зміни або уточнення.

Загальним для всіх відряджень, в які ви хочете поїхати за рахунок Університету (будь то олімпіада, конференція або змагання) є такі парамети:
1) Наявність запрошення. Його можна попросити в організаторів заходу. Запрошення рекомендується просити заздалегідь, тому що документи потрібно подати мінімум за 3 дні до від’їзду (особливо стосується закордонних відряджень).
2) Дати в поданнях повинні відповідати датам в запрошенні, допускається + 1-2 дні на дорогу (тобто, дати строго по вашим квиткам на транспорт, інакше потрібно буде окремо вносити зміни до наказу (читайте нижче).
3) Всі проплати, що ви робите через банк карткою, повинні бути з картки, оформленої на ваше ім’я (найкраще стипендіальної). Всі виписки з банку і чеки повинні бути з мокрою печаткою.

І. Відрядження в межах України

1. Пишете Подання за зразком, підписуєте в декана та голови СПФ.
2. Заносите відповідальній/відповідальному на вашому факультеті за електронні відрядження і чекаєте результату. Їх повинні “підписати” в електронній формі Голова СПУ, бухглатерія, планово-фінансовий відділ, перший проректор. Зазвичай це займає 3-5 робочих днів.
3. Отримуєте в ректораті в Єдиному вікні лист-відрядження (обов’язково забрати до від’їзду).
4. По приїзду та від’їзду з місця відрядження ставите печатки організації, що вас приймає. Найкраще (навіть обов’язково), щоб там було вказано місто.
5. Приїхавши додому, потрібно написати в листі-відряджені звіт про виконання завдання, запевняєте підписом декана та печаткою факультету/інституту.
6. Ставите позначку і штамп про прибуття в канцелярії ректорату (каб. 35).
7. У каб. 17 ректорату (відділ стипендій) вам далі розкажуть, як заповнювати наступну форму. Беріть з собою паспорт та ідентифікаційний код.
8. Чекаєте і гроші вам зараховуються на карту.

1спу

ІІ. Відрядження закордон

1. Робите Подання згідно з надісланим вам запрошення, підписуєте у голови СПУ.
2. Здаєте в міжнародний відділ (У Головному корпусі каб. (Ось це треба уточнити!)). Найкраще за тиждень або раніше, адже там треба отримати кошторис і встигнути в усіх вручну підписати (робиться без участі студента, але на це теж потрібен час).
3. Листа-відрядження тут немає, так що відпочиваєте/вчитеся/працюєте собі спокійно у відрядженні.
4. По поверненню приходите в міжнародний відділ (той самий куди ходили в п.2) писати звіт (там видадуть зразок, пишеться на ім’я ректора).
5. Потім йдете в 17 каб. ректорату і далі все так само, як і для відряджень по Україні.

2спу

Тепер про часткові випадки:

1) Добові
Це такі фінанси, які даються на витрати у відрядженні. У межах України це близько 60 грн, за кордон план-фін розраховує самостійно, але зазвичай це цілком достатні суми (зазвичай навіть у валюті, яка перераховується за поточним курсом гривні). Для того, щоб їх виплатили, ви просто повинні прописати це в поданні на самому початку (дивіться зразок).
2) Квитки
З УЗ проблем немає, з автобусами і ЖД за кордоном складніше. Перевізник повинен мати певний рівень акредитації і видавати фіскальний чек. Якщо плануєте їхати автобусом – обов’язково уточніть інформацію.
3) Організаційний внесок
Університет може сплатити оргвнесок, але це досить складна стаття. Для цього потрібно зі своєї картки заплатити за реквізитами, надісланим вам. У 17 каб. ректорату приносите чек по операції або виписку з банку, а також оригінал (саме оригінал, теж з підписом і печаткою організації/ВНЗ) запрошення або документа, де вказано, що ви повинні за участь заплатити саме за такими реквізитами.
4) Проживання
Існують певні рівні акредитації місць проживання, за які Університет може відшкодувати вам кошти. Бажано попередньо уточнити чи підходить ваш хостел/готель та дізнатися, які необхідні для цього документи та квитанції.

Zayavi_podannya_ZRAZKI_studenti

P.S. Вся інформація, написана тут, актуальна лише на цей момент. У наш “період змін” можливо все)
P.P.S. За допомогу в створенні гайду дякуємо Роману Куриленку

Comments are closed.